Bedrijfsvoering

De Gemeente Zwolle is een flexibele en omgevingsbewuste netwerkorganisatie die werkt vanuit de volgende 4 principes:

1. We werken opgavegericht;
2. We zijn gastvrij en maken het mogelijk;
3. We zijn professional partner en 
4. We zijn vernieuwend. 

Deze principes, verder uitgewerkt in onze organisatievisie ‘Op Koers’, geven richting voor de manier waarop wij werken en willen samenwerken met onze partners.

In Zwolle wordt het ‘Huis van Control’ toegepast. Samenhang (welke doelen streven we na) en eenduidige werkwijze (op welke manier werken wij in Zwolle) worden hierdoor geborgd. Binnen de eenduidige werkwijze worden verschillende control-niveaus toegepast, welke in gezamenlijkheid resulteren in een beheersbare bedrijfsvoering (rechtmatig, doelmatig en doeltreffend):

In 2023 hebben we aandacht voor de lerende organisatie en vinden de ontwikkeling van onze medewerkers belangrijk. De opgestelde Zwolse visie op leren geeft richting en vanuit de verbinding tussen leiderschap, cultuur en visie streven we naar een zo groot mogelijk leervermogen van onze organisatie.

Post-covid wordt er bewust gekozen voor hybride werken. Een combinatie van digitaal en fysiek op kantoor werken is een effect van covid die de organisatie wil behouden. Hierdoor ontwikkelen we het plaats- en tijdonafhankelijk werken door, uiteraard met aandacht voor en binnen de geldende kaders van arbo en veiligheid.
Onder andere vanwege, maar niet uitsluitend door het hybride werken, nemen ook de noodzaak en urgentie van cybersecurity toe. Het verhogen van de digitale weerbaarheid is een aandachtspunt voor 2023 waarin ook college en raad nadrukkelijk betrokken worden. Hierbij ligt de focus op zowel technische als gedragscomponenten (bewustwording).

We continueren het werken met jaarplannen, als middel om te komen tot meer verbinding en om samenhang tussen afdelingen zichtbaar(der) te maken. De jaarplannen dragen bij aan het programmeren en prioriteren, waar we in 2023 nadrukkelijk een focus op leggen. Om de ambities in de stad te realiseren en tegelijkertijd grip te kunnen houden op de hoeveelheid werk die ons te doen staat.

Indicatoren

Uiteraard worden ook in 2023 de 5 verplichte BBV-indicatoren gebruikt. Het verloop van de indicatoren van jaar tot jaar kunt u hier vinden.

Deze indicatoren geven inzicht in de omvang en kosten van het ambtelijk apparaat. De kosten hebben betrekking op alle personele en materiële kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de organisatie en die het realiseren van de ambities van de stad faciliteren.
Formatie en bezetting geeft inzicht in het aantal fte per 1000 Zwolse inwoners die hiervoor nodig zijn voor wat betreft personele capaciteit. Binnen Zwolle wordt niet gewerkt met een formatieplan, waardoor geldt bezetting = formatie.
De indicator inhuur betreft alle werkzaamheden uitgevoerd door personen waarmee geen arbeidsovereenkomst is afgesloten. Het kan gericht zijn op zowel uitvoeringskracht als op specifieke expertise of deskundigheid.
De apparaatskosten en overhead hebben betrekking op kosten die gemaakt zijn vanuit de sturing en ondersteuning van het primaire proces (de beheertaken en ambities van de stad). Kapitaallasten (mits gerelateerd aan het functioneren van de organisatie) zijn onderdeel van de apparaatskosten, evenals direct toewijsbare kosten en overheadkosten.

In de regeling Beleidsindicatoren zijn de beleidsindicatoren opgenomen die met ingang van begrotingsjaar 2017 moeten worden opgenomen in de programma's. De meest actuele set beleidsindicatoren en bijbehorende gegevens kunt u vinden op de website Waarstaatjegemeente.nl via de tegel “Besluit Begroting en Verantwoording”. De vergelijking van de gemeente Zwolle ten opzichte van andere 100.000 - 300.000 gemeenten per 1 oktober 2022, vindt u hier.

De activiteiten op specifieke bedrijfsvoeringsdoelstellingen zijn te raadplegen op paragraaf Bedrijfsvoering.

Rechtmatigheidsverantwoording
Met ingang van verslagjaar 2023 wordt de rechtmatigheidsverantwoording ingevoerd. Dit betekent dat het College een rechtmatigheidsverantwoording dient af te geven, als oordeel over de eigen jaarstukken over 2023. Met een rechtmatigheids-verantwoording verklaart het college als onderdeel van de jaarstukken dat zij rechtmatig heeft gehandeld. Deze rapportageverantwoordelijkheid verschuift hiermee van de onafhankelijke accountant naar het College. Voor Zwolle is het effect van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording relatief beperkt: Zwolle heeft de interne beheersing op orde.

Een belangrijke rol is weggelegd voor het team Internal Audit dat verantwoordelijk is voor de uitvoering van de verbijzonderde interne controles. Dit team stelt jaarlijks een controleplan op waarin staat beschreven op welke wijze de belangrijkste stromen/processen en eventuele speerpunten op het gebied van rechtmatigheid worden gecontroleerd. Minimaal twee keer per jaar brengt het team een rapportage uit over de uitkomsten van de uitgevoerde verbijzonderde controles. Deze rapportages vormen een belangrijke basis voor de rechtmatigheidsverantwoording van het College.

Begin 2023 zullen in een afzonderlijk raadsvoorstel een aantal noodzakelijke randvoorwaarden (zoals verantwoordings- en rapportagegrenzen, rol audit commissie etc.) verder worden ingevuld. De rechtmatigheidsverantwoording die in de jaarstukken 2023 dient te worden opgenomen is gebaseerd op een standaardmodel. In de paragraaf bedrijfsvoering dient een nadere toelichting te worden gegeven op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen voor zover deze de rapportagegrens overschrijden.